Política de Privacidad

Última actualización: 1 de junio de 2026

Responsable del tratamiento

  • Responsable: Asociación Æquilibrium
  • NIF: G13877485
  • Registro: Registro Nacional de Asociaciones, Número Nacional 626406
  • Domicilio: Calle Vital Aza, 96 — 28017 Madrid (España)
  • Correo de contacto en materia de datos: info@asociacionaequilibrium.org

¿Qué datos tratamos, con qué finalidad y con qué base jurídica?

a) Formulario de contacto

  • Datos: nombre, correo electrónico y el contenido del mensaje.
  • Finalidad: atender tu consulta o solicitud.
  • Base jurídica: tu consentimiento al enviar el formulario (art. 6.1.a RGPD).
  • Conservación: durante el tiempo necesario para gestionar tu consulta y, después, el tiempo legalmente exigible para atender posibles responsabilidades.

b) Registro y cuenta de jugador (Portal del Jugador)

  • Datos: correo electrónico, nombre visible y los datos del personaje que tú decides crear (nombre de personaje, facción, raza, clase, profesión, trasfondo, imagen/avatar y similares). Si accedes con tu cuenta de Google, recibimos los datos básicos de identificación que Google nos comunica (nombre y correo).
  • Finalidad: crear y gestionar tu cuenta, permitirte crear fichas de personaje y participar en la comunidad y actividades de la asociación.
  • Base jurídica: la ejecución de la relación asociativa/de participación y tu consentimiento (art. 6.1.a y 6.1.b RGPD).
  • Conservación: mientras mantengas tu cuenta activa. Puedes solicitar su supresión en cualquier momento.

c) Inscripción y participación en eventos

  • Datos: nombre y apellidos, DNI/NIE, fecha de nacimiento, correo electrónico, teléfono, localidad de procedencia, datos del personaje (nombre, bando, facción, clase), grupo, modalidad de entrada y ciclos. Si eres menor de edad (14 a 17 años), además el nombre y el DNI de tu padre, madre o tutor legal y su autorización expresa.
  • Finalidad: gestionar tu inscripción y tu plaza, organizar el evento (bandos, grupos, logística y avituallamiento), verificar tu edad y, en su caso, la autorización de tu tutor legal, y comunicarnos contigo sobre la actividad.
  • Base jurídica: la ejecución del contrato de participación que solicitas (art. 6.1.b RGPD). El DNI/NIE y la fecha de nacimiento se piden para acreditar tu identidad y tu edad, requisito indispensable para participar. En el caso de menores, el consentimiento del titular de la patria potestad o tutela (art. 8 RGPD y art. 7 LOPDGDD).
  • Conservación: durante la organización y celebración del evento y hasta 12 meses después, para atender incidencias, reclamaciones y responsabilidades derivadas de la participación. Después se suprimen o se anonimizan.

d) Compra de entradas y pago

  • Datos: datos de facturación (nombre, apellidos, dirección, correo y teléfono) e información del pedido. No tratamos ni almacenamos los datos de tu tarjeta: el pago se realiza íntegramente en la pasarela de PayPal.
  • Finalidad: tramitar el pedido, cobrar la entrada, emitir el justificante y cumplir nuestras obligaciones contables y fiscales.
  • Base jurídica: la ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) y el cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD).
  • Conservación: 6 años desde la operación, por las obligaciones contables y fiscales (art. 30 del Código de Comercio y art. 66 de la Ley General Tributaria).

e) Imágenes y grabaciones del evento

  • Datos: tu imagen y tu voz en fotografías y vídeos tomados durante la actividad.
  • Finalidad: documentar el evento y difundir la actividad de la asociación en su web y en sus redes sociales.
  • Base jurídica: el interés legítimo de la asociación en documentar y difundir su actividad (art. 6.1.f RGPD). Por el formato de nuestros eventos —actividades colectivas de rol en vivo— no es materialmente posible participar quedando fuera de las imágenes, por lo que este tratamiento no se basa en tu consentimiento. Se te informa de ello en el formulario de inscripción.
  • Tu derecho de oposición: puedes oponerte a este tratamiento, o pedir la retirada de una imagen concreta en la que aparezcas, escribiendo a info@asociacionaequilibrium.org. Atenderemos la petición salvo que existan motivos legítimos imperiosos que prevalezcan. Retiraremos el material de nuestros canales; en soportes ya difundidos o descargados por terceros la retirada puede no ser completa.
  • Conservación: mientras la asociación mantenga el archivo histórico de sus actividades, salvo que ejerzas tu oposición.

f) Datos de navegación y analítica (cookies)

  • Datos: identificadores de cookies y datos de uso del sitio.
  • Finalidad: medir el uso del sitio (analítica).
  • Base jurídica: tu consentimiento, gestionado a través del banner de cookies (ver Política de Cookies).

Nota: si en algún momento se publica una galería pública de personajes, se solicitará el consentimiento específico de cada jugador antes de exponer públicamente los datos de su ficha.

Destinatarios y encargados del tratamiento

Para prestar el servicio utilizamos proveedores que pueden tratar datos por cuenta de la asociación:

  • IONOS (alojamiento web).
  • PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (pasarela de pago). PayPal trata los datos del pago como responsable independiente conforme a su propia política de privacidad.
  • Google (Google Workspace: Hojas de cálculo y Apps Script). Los datos del formulario de inscripción se guardan también en una hoja de cálculo de Google gestionada por la asociación, como copia de trabajo para la organización del evento. Google actúa como encargado del tratamiento y puede tratar datos fuera del EEE bajo las garantías del RGPD.
  • Google (Google Analytics, inicio de sesión con Google y gestión del consentimiento). Google puede tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo bajo las garantías previstas en el RGPD.

No se ceden datos a terceros salvo obligación legal.

Transferencias internacionales

Algunos proveedores (como Google) pueden implicar transferencias internacionales de datos. Dichas transferencias se amparan en las garantías adecuadas previstas en el RGPD.

Tus derechos

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad escribiendo a info@asociacionaequilibrium.org, indicando el derecho que deseas ejercer. Tienes derecho a retirar tu consentimiento en cualquier momento y a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, www.aepd.es) si consideras que tus datos no se han tratado correctamente.

Menores

Para crear una cuenta en este sitio es necesario tener 14 años cumplidos (edad de consentimiento digital en España conforme al art. 7 de la LOPDGDD). Los menores de 14 años no pueden registrarse sin el consentimiento de sus progenitores o tutores. Para la participación de menores de edad en actividades presenciales se requerirá la autorización de sus progenitores o tutores legales. En las inscripciones a eventos solo se admite la participación a partir de los 14 años, y entre los 14 y los 17 es obligatorio facilitar el nombre y el DNI del progenitor o tutor legal junto con su autorización expresa. En el caso de las imágenes del evento, el derecho de oposición de un menor lo ejerce su progenitor o tutor legal.

Seguridad

La asociación aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos (conexión cifrada HTTPS, control de accesos, copias de seguridad). Ningún sistema es infalible, pero trabajamos para reducir los riesgos.